お疲れ様です。
自治会関係でのお悩みを綴っています。
今回は、自治会名簿のうち緊急連絡先（勤務先・親や子供の連絡先・家族構成）の取扱いについてです。会計業務ではないですが・・・。
小さな自治会・町内会と大きな自治会ではやり方が変わってくると思いますが、小生は小さな自治会でしか経験がありませんので、その経験を基に書かせて戴きます。ご参考程度にお付き合いください。
結論先書きすると、小生の現自治会では、緊急連絡先（家族構成・家族の連絡先・勤務先の連絡先・親や別居子供などの火災などの非常時連絡先など）を毎年年初に記入して、封筒に封（糊付け）して自治会長に集約しています。何かあった時（火災や留守番の人が救急、班長が何度行っても応答がない等）、自治会長が封を開けて緊急連絡先に連絡することになっています。また、年初に古い封筒を返してくれます（変更がなければそのまま提出できます）。
また、自治会名簿（転入時に提出する帳票）は、世帯主の情報のみ（住所と連絡先電話番号｜勤務先・家族情報はなし）紙で提出です。
小生はこのシステム気に入っています。
福祉部門との対立
例年、この緊急連絡先を封をしないようにしたい自治会内の福祉部門と、抵抗勢力が役員会でもめているようです。小生も開示には反対しました。
福祉部門は、主に高齢者情報を吸い上げたいようです。いろいろな手を駆使して、地域の高齢者情報を入手しているのですが、とても大変（役所に行って許可を貰い、いろいろな台帳や名簿から書き写しているとの事）。緊急連絡先には高齢者情報も記載されているため、業務簡素化に使いたいとの事です。
名簿の流出
個人情報なので、例年反対があって、逆に緊急連絡先に全部記載しない例もあるようです。
小生が猛烈に反対したのは、以前住んでいた自治会の名簿流出があったためです。
もう何十年も前の事ですが、職場にひっきりなしに勧誘の電話があり（１日１時間以上）、職場から電話代よこせと言われたくらいでした。休日出勤の際にも勧誘の電話があり、明確に買うつもりはないと返答して切ろうとしたのですが、相手が「自分はもうこの勧誘会社を辞めるので買わなくてもイイ」と言って身の上話しやら始めたので、仕事をしながら少し付き合ってました。「おまえ良い奴そうだから教えてやる」と言われ、いくつかの話を教えてもらったのですが、そのうちの一つが自治会名簿でした。
当時（20世紀）の事なので、入会時に手書きで家族構成や緊急連絡先などを記載して提出したのですが、その入会申込書が、＜善意＞で関連団体でタイプ（電子化）され、一覧表となり、＜善意＞で別の関連団体に渡り、そのまた別の団体へ・・・・そして、善意の連鎖で勧誘会社までたどり着くそうです。なので、自治会名簿には最低限の記載にして本当のことは書かない方がいいと忠告されました。
福祉情報は別名簿で
数年前から、緊急連絡先と別に、希望者のみ高齢者などの公開情報（封をしない紙）を、緊急連絡先と別に集めるようになりました。
安心して、緊急連絡にすべて記入し、封をして自治会長に渡しています。
電子化
そうは言っても、大きな自治会では電子化する必要が出てくると思います。小さな自治会でも緊急連絡先の封書は結構な量になります。
でも、電子化の際はセキュリティ対策をバッチリやる必要があります。
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