自治会・町内会の会計　会計用の会員数（世帯数）の把握。自治会の世帯数と違う

　お疲れ様です。
　自治会関係でのお悩みを綴っています。
　今回は、会計用の世帯数（の把握）についてです。
　最初の時に、会員数と合わなくて慌てました。
　いろいろな休眠会員がいるので、合わないのです。
　班長さんがさらって言うのでメモが取れなかったのもあります。
　アナログですが、会費用の封筒を作り、世帯数を記入してもらい、変化があった時は通信欄に事情を記入してもらうようにしました。

会費が会員数と合わない
メモ欄のある会費用封筒作りました
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いかがでしたか？
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会費が会員数と合わない

　最初の会費集金の際に、班長から班別の会費を持って来て頂き、前の方から引き継いだ各班別の会員数と突き合わせるのですが、予定金額と合いません。お互い初めてなので、会長も含め、なんでなんだろうと悩んでおりました。事情の分かる別の班長さんが、その班は、Aさんが長期入院していて会費が取れない。もしかすると、そのまま施設に引っ越すかもしれない。Bさんは、長期出張でめったに帰ってこない。Cさんは・・・。
　自治会には継続で入っているものの、会費は取れず、休眠会員になられている方の存在を初めて知りました。入院はともかく長期出張の方は、一度退会してもいいのではと思いましたが、事情を聴くと・・・、本人は出張ですぐ帰ってくるつもりだったらしいが、会社都合で長引いているとの事。たまに（稀に）帰ってくるので、偶然班長が会えたら集金できる／退会すると家と（地元と）つながりがなくなって帰ってこれなくなるんじゃないかと心配して退会しないとの事でした。

　当自治会の会計には、結果を報告する組織があって、人数が合わない旨を相談しましたが、増減だけはしっかり連絡してくださいとのことでした。

　班長会で、班長さんから、事情を聴く（聞かされる）のですが、小生の頼りない頭脳では記憶できるわけもなく、メモは取るのですが、入院したり退院したり、出張から帰ってきたなど、把握はとってもできませんでした。

メモ欄のある会費用封筒作りました

　小生のところの自治会は、現金で会費を集めています。
　班長がそれぞれ持って来てくれるので、会計の引継ぎの際には封筒を用意する必要はないと言われていたのですが（以前は月謝袋のような封筒を使っていた会計もいたとの事）、改めて会費用封筒を作りました。毎月、世帯数を記入できるようにして、通信欄をつけて、増減の際は理由を書いてと班長さんに頼みました（通信欄に書いてなくとも、世帯数で増減がわかります）。

　ちなみに、入会と退会の際は、所定の届出書があるので班長さんが持って来てくれます。
　ついでに、当自治会には、長期出張や長期入院などの際の会費の取り扱いは決まりがなく、柔軟に対処しております。