自治会・町内会の会計　会計監査のやり方・受け方

　お疲れ様です。
　自治会関係でのお悩みを綴っています。
　今回は、会計監査です。
　小さな自治会・町内会と大きな自治会ではやり方が変わってくると思いますが、小生は小さな自治会でしか経験がありませんので、その経験を基に書かせて戴きます。ご参考程度にお付き合いください。
　都道府県市区町村の自治会ガイダンスや自治会参考書籍は、大きな自治会町内会（経済規模の大きな自治会）に向けて書かれています（と思います）。もちろん大は小を兼ねるですが、会計を何年も続けないとできないことが書かれています。小さな自治会は当自治会の様に簡単な会計に移行しても良いのではないでしょうか？

開催時期の選択
会計さん側（準備編）
参会者
持ち物
監査員の確認方針
確認ポイント
進め方
監査員側（確認編）
OUTPUT
ジレンマ
関係リンク

開催時期の選択

・３月下旬
・４月上旬
・随時（毎月）

　４月上旬に総会が開かれることが多いと思います。その総会で、たぶん大まかな収支報告と会計監査員が監査を実施して問題ありませんでしたとの報告がされると思います。つまり、監査は４月上旬には完了している必要があります。
　一方で、会計年度は４月～３月（3/31）で、会計と監査員の任期も3月いっぱいなので、何とか3月中に終わらせる必要が出てきます。4月に実施するにしても3/3X日として、前年度の会計と前年度の会計監査員が遅れてきた宿題のようにやる自治会が多いと思います。
（本当は、会計期間を、例えば1月～12月にして、翌年の1月～3月に集計・会計監査して4月に総会で報告した方がいいんでしょうが・・・そう思うなら変えなよと言われそうですが・・・小生の知る限り3/20前後で締めて3月下旬に会計監査しているところが多いと思います。あるいは、3月下旬か4月上旬に仮監査して総会報告し、4月下旬頃に会計締めして本監査でしょうか？）
　ちなみに、3/20前後から4/1までの空白期間の収支は、会計監査の１つのポイントになります。

会計さん側（準備編）

・出納帳を完了します。
　（完了しない場合は、計算書をなどを作ります。監査員に計算書で監査してもらえるか事前確認が必要です）
・各項目の査証（エビデンス・・・領収書や振込記録、購入品に関しては購入を決めた議事録や依頼書など）を突き合わせします。大抵、番号を振って識別します。監査員が見やすい様に出納帳の該当行に番号を明記しておきます。
・各種、計算書を準備します。
　会費の入金記録。振り込みの記録など。
・監査報告書（小生の自治会では、報告書を作成せず、出納帳の最終頁の下余白に、作成者名（会計担当者名）、監査を実施した旨と実施日と監査員のサインを頂いて報告書に代えています）。

参会者

・会長
・会計
・監査員
・その他、立会人（必要に応じて）
　・班長など
　・連合自治会の会計さん
　・希望者

　次年度の会長や会計さんが同席する自治会もあります。大抵、外野扱いだと思いますが、何か言いたい人もいて困ったチャンであるケースもありました。

持ち物

・手持ち資金
・通帳
・報告書
・昨年の報告書（または出納帳）
・出納帳
・領収書類
・振込記録と振込の指示書をセットで
・各種計算書（会費集金推移、募金）
・議事録など、購入するのを決定したことがわかる書類
・ハンコ（監査員、会計の訂正印）
・電卓
・USBメモリーなど

監査員の確認方針

・前向き
　・誤字・脱字（数字の転記ミスも含む）の確認・訂正
　・査証（エビデンス・・・大抵、領収書）との突き合わせ
・後ろ向き
　・悪意による（巧妙な）改ざんがないか？
　・余計なものを買ってないか？（個人的に・・・）

　普通、前向きな確認だけで済みます。
　わたくしが受けた会計監査で一番簡単だったのは、
　　・去年の会計報告書の残高と今年の会計報告書の繰越残高の確認
　　・今年の報告書の残高（預金と手元資金）と、実際の手元資金と銀行通帳の比較
でした。監査員がここだけあっていれば大丈夫と言ってもらえました。

確認ポイント

去年の残高と今年の繰越金

　去年の会計報告書の残高と今年の会計報告書の繰越残高（出納帳1行目）の確認です。
　詳しくはないのですが、複式帳簿でやっているとここが一番間違いやすい／ごまかしやすいと監査員から言われました。会計監査時に去年の報告書を忘れることが多く、注意が必要です。
　また、現金主義・（小生が勝手に名付けてる）疑似現金主義の場合は気になりませんが、例えば法人クレジットカードなど購入時（領収書の日付）と引き去り日が異なる場合で、引き去り日が年度をまたぐ場合は、その旨の計算書を用意する必要があります。この計算書は、翌年の会計報告書も反映する必要があります。なので、大抵法人クレカは使わず、個人クレカで領収書日で現金精算していると思います（小生は、こうして出納帳を作ってました・・・小生は疑似現金主義と呼んでいます）。

手元現金と通帳の確認

　手元現金と、報告書の記載。通帳と報告書の記載の確認です。

支出確認（購入・支払い・振込）エビデンス（査証）確認

　・購入や支払いについては、領収書の金額と報告書の記載の一致
　・高額購入品・支払いは、会長の許可や会合の議事と突き合わせ
　　　不要なものを買っていないか？支払ってないか？です。
　　　会長と会計がグルになっていたらそれまでですが・・・
　・振込については、たいてい計算書と振込額の確認です。
　　・募金でつるし上げを食らったことがあります。以前いた自治会では各種募金は自治会費から一定金額を払うことになっていましたが、一部の会員（家族）が自分たちは何人分寄付したいと申し出たのです。もともと班長・会計の負担軽減策で自治会で払うことになっていたので、協議の結果、自治会からその家族の要望に応じて何人か分を拠出したのです。つまり会員数より寄付世帯の方が多い結果になっていたのです。議事が残っていたので、問題にはならなかったのですが、不満は残りました。

収入の確認（会費・補助金）

　・月別の世帯数の変化と会費の一覧表
　・補助金は、会長が通知書を持っているので、それと通帳の突合せです。
　・銀行利息は正直めんどくさいです。一般会計と特別会計（積立金など）を１つの通帳でやっているところは、どっちかに（たぶん特別会計）へ繰り込むように先代から言われていると思います。
　・収入の合計が、報告書と一致していることを確認します。
　・今は大抵EXECLなのでやりませんが、必要の応じて縦算して、合計を確認します。　　

進め方

　参加人員がそろったら、時系列で説明開始します。小生の経験では、会計が主導で出納帳の順番で領収書や計算書を監査員に説明して行きます。
　最後に、監査員のサイン・捺印を受領して完了です。
　小生の最近は、出納帳だけで説明して、出納帳に捺印を頂いてます（自治会が許してくれる場合）。

監査員側（確認編）

・上記の確認ポイントで進めます。
・自治会によっては、監査員が主導して提示を求めるようですが・・・。
・事前に監査員から出納帳や計算書をもらって事前確認しておくとベターですが、監査直前で完成することも多く、会計さんを困らせないようにしましょう。

OUTPUT

・収支報告書
・監査報告書

　総会資料・回覧資料として準備しておき、会長・監査員・会計の捺印（あるいはサイン）をして、完成させます。自治会それぞれで名称が違ったり様式が決まっているところもあるようですので、監査前にあらためて確認しておいてください。

ジレンマ

　会計監査の一例を紹介致しました。
　小生は、3月下旬締め（銀行の利息が明確になってから）で、3月中に監査を受けました。
　4月になってから監査すると、4月の出金が始めるので、金額が出納帳と合わなくなります。

　あと、全部銀行に入れて手元資金を残すなと書いてある解説書も多いですが、次の会計さんに引き継ぐ場合は4月に通帳の名義変更が完了してからでないと資金を引き出せませんので、細かな買い物が出来る様に手元資金を残しておく方がベターです（班長引継ぎに際して、ほうきとか塵取りの要望が多い気がします）。　