ビジネス用語シリーズ:仕事を進めて行く上で、何気なく使っている言葉や、誰かに聞きたいが聞けない用語などを、できるだけ簡単にやさしく、小生の経験も踏まえて説明してまいります。あなたのビジネス力向上に寄与するシリーズです。シリーズの関連用語は、上部の「ビジネス用語」カテゴリーをご参照ください。
今回は、PDCAです。あなたは、PDCAを回せ!いわれる側?それとも部下に指示する方でしょうか?でも、本当のところPDCAって何なんだ?(いろんなレベルで・・・何?)。
本記事では、まずはPDCAをスーパーへの買い物を例にしてさっくりと簡単に理解します。
そうは言っても・・・モヤモヤしたままPDCAを理解する!?
PDCAを回せ~。ブンブン回せ。明日までにPDCAを立案せよ。改善案つくれ!・・・・そもそもPDCAってなんなんだよぉ。恨みもしますよね。PDCAを回すことが第一になって、うまくやることなんか二の次・・・それって、本末転倒じゃん。
なんか、もやぁ~っとしてるけど、掴みづらいPDCA。まずは、もやぁ~っとしたままPDCAを掴む例を・・・・近所のスーパーまで夕食の材料を車で買い出しに行くPDCAを・・・OODAでも運転の例えを読んだぞ・・・っという方はごめんなさい。PDCAもOODAも行動の言語化と言う本質は一緒かなと思っております。
ーーー近所のスーパーまで夕食の材料を車で買い出しに行くーーー
まずはP(プランPlan)の前に何をやるか?
プランのカテゴリーでもあるのですが、何が対象か?目的は何か?あえて分割して考えます。
PDCAサイクルだと、円を描いた真ん中に書かれることが多いです(または、上)。
たぶん、一番大事です。ただ、サイクルが回った結果、変わることもあり得ます。
今回は、テーマは我が家の夕食です。外で食べるか、家で作るか?・・・家で作りましょう。
家族で話し合って、最近食べていないので、カレーにすることにしました。ちょっと、リッチにビーフ・カレーにします。・・・何を作るか決まりました。
では・・・具体的にどうするか決めます。・・・PlanのP
家で、カレーを作ります。あなたは、まず何をしますか?作戦を立てましょう。
ここでは、カレーに何が必要かリストアップします。市販ルー、牛肉、玉ねぎ、人参、ジャガイモ、辛口にカレー粉も追加したい・・・隠し味に、赤みそ。食べるときはゆで卵ものせたい。・・・・。
まず、家の中のストックを調べます。ルーがありません。牛肉も・・・。野菜も足りない。買い物が必要です。
チラシをチェックして情報収集。地元スーパーHの広告がありました。広告はないけど、途中の安売りスーパーOは、タイムセールをやっているかもしれません。まずは、スーパーHに向かうことにして、途中スーパーOの前でチェックします(チェックポイントの設定)。
天気もチェック。雨が降ってきそうなので、車で行くことにします。
7時にはご飯にしたいので、45分は煮込みたいので、6時15分には材料をすべて鍋に・・・となると、ギリギリ6時には帰ってきたい。
スーパーの駐車場は混んでいるかもしれないので、2人で行って、最悪、買い物と運転手に分かれて行動することにします。
では、Let’s go!
Do!
クルマを運転して、スーパーOの脇を通る際に、スーパーOの店の看板をチェックCheckします。想定内で、タイムセールをやっていました。経験上、タイムセールをやっているスーパーOの方がお得なので、買い物をスーパーOに変更します(・・・Act!&Plan変更・・・Do継続)。
スーパーOでお買い物をします。
不足がないかCheck。大丈夫。帰路に着きます。
Check!
無事帰宅しました。
ストックと買い出しした食材を確認します。量も質も大丈夫です。
早めに帰宅することが出来ました。車も片付けて、野菜を包んである新聞紙などを捨て、ゴミも掃除しました。
では、早速、料理にかかります。
反省会
上手くできた出来たカレーを食べながら、買い物が話題に・・・。最初からスーパーOに一人で行っていれば、並行して料理できたし・・・。安売りの時にストックしておけば、カレーぐらい作れるよ。いや、冷蔵庫がいっぱいになるからダメ。野菜は、冷蔵庫に入れなくてもストックできる。いや、そもそもストックがダメで、必要な時に必要な分だけ買ってくればいい。いや、ローリング・ストックするべきだ・・・・e.t.c.
PDCA掴めましたか?
いかがでしょうか?PDCAなんとなく掴めましたでしょうか?PDCAとずれてる・・・って、声も聞こえてきそうですが・・・わかりやすいでしょ?
自分(自分達)が方針変更の決定権を持っている際はPDCAを理解しやすいんですよね。
実際に使うときは、上で紹介したPDCAを、それぞれの業務対象に移し替えるだけです。
ねらいとめあてを決める。めあてに向け情報収集して、チェックポイントも含めて計画する(P)。計画したら実行する(D)。チェックポイントでの結果(C)や状況変化があったら、変更を検討し(A)、計画を練り直す(P)、実行(D)・・・・。
PDCAそれぞれの正式名称と、中身の例
ざっくりとPDCAを紹介致しました。他の担当者と話したりするときに、正規名称を知っておかないと話が通じないので、簡単にご紹介致します。
(念のため一筆、日本での一般的な事例です・・・・)
P、Plan(プラン)・・・計画・・・作戦ですね。
まずは、P。プランと呼ぶのが一般的です。漢字で書くときは計画が一般的です。実質は、作戦を練る・練り直すが、いちばん合っていると思います。
一般的に、大きく分けて3つのことを行います。
(1)テーマ選定から、目標設定、練り直し
タイトル通りですが、具体的に何をやるか、どこまでやるか(どのくらいやるか)、ビジョンと数値目標の設定・・・義務教育だと、<ねらい>と<めあて>でしょうか?
ここで、綿密に計画して実行するのか、あるいは、とりあえずやってみて逐次見直してゆくのか、なども決めて、必ずメンバー(関係者)に周知徹底しなければなりません。
バランスを考えながら、調査なども実施します。調査の結果、目標が変わることはよくあることです。
忘れてはいけないのは、練り直しです。状況変化や結果に応じて、目標はおろかテーマさえも変更する必要があります。<やめる>というのも選択肢ですし、全く別のものにするというのも選択肢です。
(2)準備
目標に応じて、作戦を練ります。または、状況変化や結果を踏まえて作戦を変更します。
準備の一例ですが、QD/C(価値基準)や4M(リソース)、4Sのうち3Sの視点で準備を進めます。担当分けやスケジュール設定・規定・手順準備など・・・。
Q(品質・数量・等々)
D(納期、完成日、製品寿命、スケジュール・等々)
C(コスト)
M(Man 人的要因:人員、人材、人財、有資格者、リーダー等々)
M(Machine 機械・ツール・設備・・・)
M(Material 材料・情報・・・・)
M(Method 手順書・仕様・技術資料・・・)
S(整理 いらないものを捨てる)
S(整頓 使えるように整える)
S(清潔 メンテナンスしておく、状況を見える化)
等々
(3)情報収集
Pの内容としては、上記(1)テーマ選定(2)準備が一般的なのですが、クレーム処理など、製品をリリースした後の、<市場からのフィードバック>をPの中に入れます(またはCに入れますが、結果をPの中で検討します)。
D、Do(実行、運用、支援)、やってみる
一般的に、Dは<実行>です。
もちろん、問題(例えば、火災発生など)が発生すれば、止める・止まる・対策する・消火するなどは当たり前です。随時のCとして扱う場合もあります。止まらないPをされていれば見直しが必要かと思います・・・・。
C、Check(確認、測定、検査、比較、クレーム処理、報告・・・)
一般的に、Cはチェックです。Pで何をCで見るか決めていることもありますし、決めてなければ、完成検査などをC扱いします。測定・検査結果をPで決めたことと比較し報告します。
A、Act(改善、調整、定着・・・)
一般的にAはActで、Aを改善とするのが一番一般的です。Aは、バリエーションが多い(広範囲)です。
AをActionとの記述も多いです。PDCAを発明したとされる日科技連が、当初はActionとしていましたが、PDCA各要素を動詞で統一しActとするとの方針なので、本記事ではActで統一しています。
改善して、改善結果をもって再Pプラン(検討の結果、プラン不要も含む)をして、サイクルを回して行きます。改善したらサイクルにならない・・・っという疑問をお持ちの方は、小生と同様かと思います。
そもそも、改善活動のPDCAをやってたりすると、Aは定着化だったりします。
また、Cの結果を受けて、調整Adjustすると云う方もいらっしゃいます。
いかがでしたか?
PDCAをざっくりと掴むために、スーパーへの買い物を例にして解説しました。また、PDCAの各要素の呼び方と中身をご紹介致しました。
PDCAを成功させるためにはプランを綿密に・・・っと、解説している記事はたくさんありますが、対象のねらいやめあてに応じてバランスよくプランするのが大事です。ぐるぐる回して改善するのが目的なら、それ相応のプランで十分です(チェック・ポイントとチェックするプランを忘れずに・・・)。
以下の関連リンクでは、PDCAについて、もう少し解説しています。上司やコンサルの言っていることを理解するために、部下に適切に指示するために、ご一読は如何でしょうか?
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